Ordo
Wat beheert uw bestuur, en wat gebeurt ermee?
Ordo beheert het openbaar patrimonium en het werk dat eraan uitgevoerd wordt: wat u bezit, wat u onderhoudt, wat u verplicht moet controleren, en wat dat alles kost.
Gebouwd door Noviat voor Belgische openbare besturen, op Odoo.
Het antwoord bestaat. Het staat op zes verschillende plaatsen.
Elke dienst houdt haar eigen inventaris bij in haar eigen rekenblad, zodat niemand kan zeggen wat een volledige school bevat of wie een bepaald plein beheert. Aanvragen komen binnen via telefoon, e-mail en op papier, en worden doorgestuurd door wie toevallig weet wie wat behandelt.
Controletermijnen staan in een agenda. Rondes worden op papier georganiseerd, zonder dat geregistreerd wordt welke stops effectief gemaakt werden. En de dienst werken kent haar jaarbudget zonder te kunnen zeggen wat één gebouw verbruikt heeft.
Wat u erin kunt beheren
Eén beschrijving van alles waarvoor het bestuur verantwoordelijk is, gedeeld door elke dienst in plaats van door elke dienst opnieuw opgebouwd.
Openbaar domein
Wijken, straten, pleinen, adressen. De grond waarvoor u verantwoordelijk bent, één keer beschreven en door iedereen gebruikt.
Gebouwen
Scholen, sporthallen, technische depots, administratieve gebouwen, tot op een verdieping of één enkel lokaal.
Uitrusting
Speeltuigen, liften, brandblussers, verkeersborden, verwarmingsinstallaties, machines, en waar elk daarvan geïnstalleerd is.
Voertuigen
Het wagenpark naast de rest, zodat een voertuig opgevolgd wordt zoals al de rest die u bezit.
Het uitgevoerde werk
Aanvragen, controles en terugkerende rondes, elk gekoppeld aan de plaats of de uitrusting waarop ze betrekking hadden.
Wat het kost
Uren en materialen geregistreerd op datgene waaraan ze besteed werden, dienst per dienst en goed per goed.
Het lopende werk, zoals een coördinator het moet kunnen zien
Elke fase als een kolom, wat te laat is in het rood, en de dienst op elke kaart. Geen rapport dat op aanvraag gemaakt wordt, maar het scherm waarin het team werkt.
Wat het verandert
Geen databank. Een ander antwoord op zes vragen die elke week terugkomen.
Eén inventaris, alle diensten
Wegen, gebouwen en scholen werken allemaal vanuit dezelfde lijst, waarbij elke dienst haar eigen deel bijhoudt. Niemand bouwt nog een rekenblad op om een vraag te beantwoorden.
Een aanvraag komt vanzelf bij de juiste dienst terecht
Wie het telefoontje aanneemt, beschrijft het probleem en benoemt de plaats. Ordo bepaalt wie het behandelt. Niets blijft wachten op een gesprek in de gang.
Niets vervalt onopgemerkt
Elke periodieke controle die u moet uitvoeren, wordt ingepland op basis van haar eigen geldigheidsduur en verschijnt voordat ze vervalt. Attesten vervallen niet langer omdat de persoon die ze opvolgde van functie veranderd is.
Bewijs dat het werk uitgevoerd is
Een ronde of een aanvraag wordt pas afgesloten wanneer haar stops en haar taken afgevinkt zijn. Wanneer een inwoner zegt dat zijn straat niet geveegd is, is er een antwoord.
Wat een gebouw werkelijk gekost heeft
Omdat uren en materialen benoemen waaraan ze besteed werden, kan de kostprijs van een school, een plein of een wijk over drie jaar berekend worden in plaats van uit het geheugen geschat.
Het groeit mee met u
Begin met de inventaris alleen. Voeg een jaar later het beheer van het werk toe en het jaar daarna de controles. Elk onderdeel bouwt voort op wat al geregistreerd is in plaats van het te vervangen.
Een inwoner meldt een kapotte bank
een jaar later kan de kostprijs van het park berekend worden
Een bank in het park
Een medewerker registreert de aanvraag en benoemt het park. Ordo stuurt ze door naar de bevoegde dienst, de ploegbaas wijst ze toe, de medewerker voert het werk uit, en de uren worden erop geregistreerd. Een jaar later heeft het park zijn eigen scherm: de aanvragen die het genereerde, de controles die op zijn uitrusting uitgevoerd werden, de rondes die erdoor passeerden, en wat dat alles gekost heeft.
Zes domeinen, één voor één installeerbaar
Een eerste project kan klein zijn. De inventaris vereist geen beheer van het werk, en het beheer van het werk vereist geen controles.
Het patrimonium
Openbaar domein, gebouwen, uitrusting en voertuigen, georganiseerd zoals uw bestuur werkelijk georganiseerd is.
Interventies
Van de eerste melding tot de afsluiting, met de uren en materialen geregistreerd op datgene waaraan gewerkt werd.
Controles en conformiteit
De periodieke controles die u verplicht moet uitvoeren, ingepland en aangemaakt voordat ze vervallen.
Rondes
Vuilnisbakken ledigen, een wijk vegen, speelpleinen controleren, en een registratie van welke bezoeken plaatsgevonden hebben.
Kosten en analyse
Wat een plein, een school of een dienst verbruikt heeft, over een maand of over drie jaar.
Cartografie
Uw grondgebied op een kaart, met adressen en coördinaten uit de officiële Belgische registers.
Hoe het geleverd wordt
Ordo draait op Odoo en is opgebouwd als één applicatie per onderwerp, elk afzonderlijk installeerbaar, en dat is wat een eerste project klein houdt.
Het werkt in het Frans, het Nederlands en het Engels, volgens de eigen instelling van elke gebruiker, net als de documentatie in de applicatie.
Het is strikt intern: het bedient uw eigen personeel, en er is geen burgerportaal. Dat is een keuze over waarvoor het product dient.
Wij verzorgen de implementatie zelf: workshops om te beschrijven hoe u georganiseerd bent, het inladen van uw bestaande inventaris uit uw eigen rekenbladen, configuratie, opleiding, daarna onderhoud en support. Wij hosten en beheren de servers.
Vertel ons wat uw bestuur vandaag beheert
Beschrijf hoe uw diensten georganiseerd zijn en waar de antwoorden vandaag zitten: welk rekenblad, welke kast, wiens agenda. Wij zeggen u hoe een eerste stap eruit zou zien en wat die voor later zou laten.