Interventies
Een put in het wegdek gemeld op maandag, een lift buiten dienst op dinsdag, een bank te vervangen voor de schoolvakantie.
Elke aanvraag op één plaats geregistreerd, naar de juiste dienst gestuurd, toegewezen, uitgevoerd en afgesloten, met de uren en materialen die ze verbruikt heeft.
Wie de oproep aanneemt, hoeft niet te weten wie ze behandelt.
Aanvragen komen van overal
Per telefoon, per e-mail, op een papiertje, in een gesprek op de gang. Doorgestuurd door wie toevallig weet welke dienst wat doet, en daarna opgevolgd in een eigen rekenblad door elk diensthoofd.
Zonder betrouwbaar antwoord op de drie vragen die tellen: hoeveel er openstaan, welke te laat zijn en wat het geheel gekost heeft.
Het verloop
Van de oproep tot de afsluiting, en wat er daarna overblijft.
Ze komt binnen
Wie de oproep aanneemt, beschrijft het probleem en noemt de betrokken plaats. Die persoon hoeft niet te weten welke dienst ze zal behandelen.
Ze wordt onder een onderwerp geplaatst
Openbaar domein, dan wegdek, dan put. Drie niveaus, want zo ziet een indeling van gemeentelijk werk er in werkelijkheid uit.
Ze vindt haar dienst
De indeling bepaalt vanzelf de verantwoordelijke dienst. Een aanvraag die toch op de verkeerde plaats belandt, wordt met haar volledige geschiedenis overgedragen, en wie ze overdraagt, kan ze blijven opvolgen.
Er wordt iemand aangeduid
Het diensthoofd wijst ze toe. Veiligheid, dringendheid en de eigen prioriteit van de aanvrager zijn drie afzonderlijke schalen, zodat de afweging uitdrukkelijk gebeurt en niet afhangt van wie het luidst geroepen heeft.
De ploeg krijgt wat ze nodig heeft
Een werkbon wordt afgedrukt en gaat mee. De af te vinken taken gaan mee, en een interventie met onafgewerkte taken kan niet zomaar worden afgesloten.
De uren worden ingevoerd, voor de hele ploeg tegelijk
Kies de medewerkers en de dagen, en de boekingen worden voor u voorbereid, met respect voor ieders werkrooster. Verplaatsing en pauzes staan los van de gewerkte tijd, en een medewerker die tweemaal op dezelfde uren geboekt is, wordt gesignaleerd voor u bevestigt.
En de plaats onthoudt het
De aanvraag wordt afgesloten, en de uren en materialen blijven gekoppeld aan de plaats waaraan ze besteed zijn. Een jaar later kan de kostprijs van dat plein berekend worden in plaats van geraamd.
Wat openstaat, wat te laat is, wat niemand opgenomen heeft
Een dashboard beantwoordt de vragen die een coördinator elke ochtend stelt, per dienst en per persoon, met één klik door naar de lijst achter elk cijfer.
Drie aanvragen op dezelfde hoek
Openstaand werk verschijnt op de plaats waarop het betrekking heeft, omdat u uw goederen één keer gesitueerd hebt en niet elke aanvraag.
Een lijst kan niet tonen dat drie afzonderlijke opdrachten binnen dertig meter van elkaar liggen. Een kaart wel, en dan beslist een mens om één ploeg te sturen in plaats van drie.
Lezen wat eruit gekomen is
Hoever het werk staat
Elke status als kolom, zodat een coördinator het volledige verloop ziet in plaats van een gefilterde lijst.
Wat het gekost heeft, en waaraan
Uren en materialen per goed, per dienst en per maand, samengesteld door wie de vraag stelt.
Wat te laat is, en bij wie
Tellers per dienst en per persoon, elk een knop naar de lijst erachter.
Wat het verder doet
Eén plaats voor het werk, van de eerste melding tot de afsluiting.
Ze bereikt vanzelf de juiste dienst
U beschrijft het probleem en noemt de plaats. Ordo bepaalt welke dienst verantwoordelijk is, en een aanvraag die toch op de verkeerde plaats belandt, wordt met haar volledige geschiedenis overgedragen.
Dringend is niet één ding
Een veiligheidsprobleem, een echte noodsituatie en een ongeduldige aanvrager zijn drie verschillende schalen, die apart gehouden worden. Zo kan een gevaarlijk maar niet dringend probleem voorrang krijgen op een esthetisch probleem waarover iemand roept.
Een afgesloten aanvraag betekent dat ze uitgevoerd is
Werk kan een takenlijst dragen, en een aanvraag met niet-afgevinkte punten kan niet zomaar worden afgesloten. Wat openstaat, wordt getoond, en toch afsluiten is een beslissing en geen vergetelheid.
Waar het werk vandaan komt, en waar het naartoe gaat
Een aanvraag staat zelden op zichzelf.
Controles en conformiteit
Een afgekeurde controle levert het werk op dat ze verhelpt, en u ziet of de vaststelling van vorig jaar ooit afgehandeld is.
Rondes
Wat een ploeg tijdens een ronde vaststelt, wordt een gewone aanvraag, opgevolgd zoals elke andere.
Kosten en analyse
De bestede uren komen terecht op de plaats waaraan ze besteed zijn, en zo krijgt een plein een kostprijs.
Vertel ons hoe een aanvraag vandaag bij de juiste dienst raakt
Beschrijf de weg die een melding in uw bestuur aflegt, van de oproep tot de ploeg, en waar ze meestal blijft steken. Wij zeggen u wat Ordo zonder aanpassing aankan en wat eerst beschreven moet worden.