Interventions
Un nid-de-poule signalé le lundi, un ascenseur hors service le mardi, un banc à remplacer avant les vacances scolaires.
Chaque demande est enregistrée au même endroit, envoyée au bon service, attribuée, exécutée et clôturée, avec les heures et les fournitures qu'elle a consommées.
La personne qui prend l'appel n'a pas besoin de savoir qui s'en charge.
Les demandes arrivent de partout
Par téléphone, par courriel, sur un billet de papier, au détour d'une conversation de couloir. Orientées par celui qui sait, par hasard, quel service fait quoi, puis suivies dans un tableur personnel par chaque chef de service.
Sans réponse fiable aux trois questions qui comptent : combien sont ouvertes, lesquelles sont en retard, et ce que tout cela a coûté.
Le déroulement
De l'appel à la clôture, et ce qu'il en reste ensuite.
Elle arrive
La personne qui prend l'appel décrit le problème et nomme le lieu concerné. Elle n'a pas besoin de savoir quel service la traitera.
Elle est classée sous un sujet
Espace public, puis revêtement de voirie, puis nid-de-poule. Trois niveaux, parce que c'est à cela que ressemble réellement une classification du travail communal.
Elle trouve son service
La classification se traduit d'elle-même en un service responsable. Une demande qui arrive malgré tout au mauvais endroit est transférée avec tout son historique, et la personne qui la transfère peut continuer à la suivre.
Quelqu'un est désigné
Le chef de service l'attribue. La sécurité, l'urgence et la priorité propre au demandeur sont trois échelles distinctes, de sorte que l'arbitrage est explicite plutôt qu'une question de savoir qui a crié le plus fort.
L'équipe reçoit ce dont elle a besoin
Une fiche d'intervention s'imprime et part sur le terrain. Les tâches à cocher l'accompagnent, et une intervention dont certaines restent inachevées ne peut pas être clôturée sans plus.
Les heures sont encodées, pour toute l'équipe en une fois
Choisissez les agents et les jours, et les lignes sont préparées pour vous, dans le respect de l'horaire de travail de chacun. Les déplacements et les pauses sont distincts du temps presté, et un agent encodé deux fois sur les mêmes heures est signalé avant que vous ne confirmiez.
Et le lieu en garde la trace
La demande se clôture, et les heures et les fournitures restent rattachées au lieu où elles ont été consacrées. Un an plus tard, cette place peut être chiffrée au lieu d'être estimée.
Ce qui est ouvert, ce qui est en retard, ce que personne n'a pris
Un tableau de bord répond aux questions qu'un coordinateur se pose chaque matin, par service et par personne, avec un clic vers la liste derrière chaque chiffre.
Trois demandes sur le même carrefour
Le travail en cours apparaît sur le lieu qu'il concerne, parce que vous avez positionné vos biens une seule fois et non chaque demande.
Une liste ne peut pas montrer que trois interventions distinctes se situent à trente mètres les unes des autres. Une carte le peut, et c'est alors une personne qui décide d'envoyer une seule équipe plutôt que trois.
Lire ce qui en ressort
Où en est le travail
Chaque état en colonne, de sorte qu'un coordinateur voit l'ensemble du flux plutôt qu'une liste filtrée.
Ce que cela a coûté, et sur quoi
Heures et fournitures par bien, par service et par mois, construites par celui qui pose la question.
Ce qui est en retard, et chez qui
Des compteurs par service et par personne, chacun étant un bouton vers la liste correspondante.
Ce qu'il fait par ailleurs
Un seul endroit pour le travail, du premier signalement à la clôture.
Elle arrive d'elle-même au bon service
Vous décrivez le problème et vous nommez le lieu. Ordo détermine quel service est responsable, et une demande qui arrive malgré tout au mauvais endroit est transférée avec tout son historique.
L'urgence n'est pas une notion unique
Un problème de sécurité, une véritable urgence et un demandeur impatient sont trois échelles différentes, tenues séparées. Ainsi, un problème dangereux mais non urgent peut passer avant un problème esthétique au sujet duquel quelqu'un s'agite.
Une demande clôturée signifie que le travail a été fait
Une intervention peut porter une liste de tâches, et une demande dont des éléments ne sont pas cochés ne peut pas être clôturée sans plus. Ce qui reste en suspens est affiché, et clôturer malgré tout est une décision plutôt qu'un oubli.
D'où vient le travail, et où il va
Une demande est rarement isolée.
Contrôles et conformité
Un contrôle non conforme génère l'intervention qui y remédie, et vous pouvez voir si la remarque de l'an dernier a bien été traitée.
Tournées
Ce qu'une équipe constate sur un circuit devient une demande ordinaire, suivie comme toutes les autres.
Coûts et analytique
Les heures prestées se rattachent au lieu où elles ont été consacrées, et c'est ainsi qu'une place finit par avoir un coût.
Dites-nous comment une demande arrive aujourd'hui au bon service
Décrivez le chemin que parcourt un signalement dans votre administration, de l'appel à l'équipe, et l'endroit où il bloque habituellement. Nous vous dirons ce qu'Ordo gère tel quel et ce qui doit être décrit au préalable.