Ordo
De quoi votre administration a-t-elle la charge, et que s'y passe-t-il ?
Ordo gère le patrimoine public et le travail qui y est effectué : ce que vous possédez, ce que vous entretenez, ce que vous êtes tenu de contrôler, et ce que tout cela coûte.
Développé par Noviat pour les administrations publiques belges, sur Odoo.
La réponse existe. Elle se trouve à six endroits différents.
Chaque service tient son propre inventaire dans son propre tableur, si bien que personne ne peut dire ce que contient une école entière ni qui s'occupe d'une place donnée. Les demandes arrivent par téléphone, par courriel et sur papier, et sont orientées par celui qui sait, par hasard, qui traite quoi.
Les échéances de contrôle figurent dans un agenda. Les tournées sont organisées sur papier, sans rien d'enregistré sur les arrêts réellement effectués. Et le service des travaux connaît son budget annuel sans pouvoir dire ce qu'un bâtiment a consommé.
Ce que vous pouvez y gérer
Une seule description de tout ce dont l'administration a la responsabilité, partagée par tous les services au lieu d'être reconstruite par chacun.
Espace public
Quartiers, rues, places, adresses. Le terrain dont vous avez la charge, décrit une seule fois et utilisé par tous.
Bâtiments
Écoles, halls sportifs, dépôts techniques, bâtiments administratifs, jusqu'à un étage ou un local isolé.
Équipements
Jeux de plaine, ascenseurs, extincteurs, panneaux de signalisation, installations de chauffage, machines, et l'endroit où chacun est installé.
Véhicules
La flotte à côté du reste, de sorte qu'un véhicule est suivi comme tout autre bien que vous possédez.
Le travail effectué
Demandes, contrôles et tournées récurrentes, chacun rattaché au lieu ou à l'équipement concerné.
Ce que cela coûte
Heures et fournitures enregistrées sur ce à quoi elles ont été consacrées, service par service et bien par bien.
Le travail en cours, tel qu'un coordinateur a besoin de le voir
Chaque étape en colonne, ce qui est en retard en rouge, et le service sur chaque carte. Pas un rapport produit à la demande, mais l'écran dans lequel l'équipe travaille.
Ce que cela change
Pas une base de données. Une autre réponse à six questions qui reviennent chaque semaine.
Un seul inventaire, tous les services
La voirie, les bâtiments et les écoles travaillent tous à partir de la même liste, chacun tenant à jour sa propre partie. Personne ne reconstruit un tableur pour répondre à une question.
Une demande arrive d'elle-même au bon service
La personne qui prend l'appel décrit le problème et nomme le lieu. Ordo détermine qui s'en charge. Plus rien n'attend une conversation de couloir.
Aucune échéance ne passe inaperçue
Chaque contrôle périodique auquel vous êtes tenu est planifié à partir de sa propre durée de validité et apparaît avant son expiration. Les certificats cessent d'expirer parce que la personne qui les suivait a changé de fonction.
La preuve que le travail a été fait
Une tournée ou une demande ne se clôture que lorsque ses arrêts et ses tâches sont cochés. Quand un habitant dit que sa rue n'a pas été balayée, il y a une réponse.
Ce qu'un bâtiment a réellement coûté
Parce que les heures et les fournitures indiquent ce à quoi elles ont été consacrées, une école, une place ou un quartier peut être chiffré sur trois ans au lieu d'être estimé de mémoire.
Il évolue avec vous
Commencez par le seul inventaire. Ajoutez la gestion du travail un an plus tard et les contrôles l'année suivante. Chaque partie s'appuie sur ce qui est déjà enregistré plutôt que de le remplacer.
Un habitant signale un banc cassé
un an plus tard, le parc peut être chiffré
Un banc dans le parc
Un agent enregistre la demande et nomme le parc. Ordo l'oriente vers le service compétent, le chef d'équipe l'attribue, l'agent de terrain effectue le travail, et les heures y sont enregistrées. Un an plus tard, le parc dispose de son propre écran : les demandes qu'il a générées, les contrôles effectués sur ses équipements, les tournées qui y sont passées, et ce que tout cela a coûté.
Six domaines, installables un à un
Un premier projet peut être modeste. L'inventaire n'exige pas la gestion du travail, et la gestion du travail n'exige pas les contrôles.
Patrimoine
Espace public, bâtiments, équipements et véhicules, organisés comme votre administration l'est réellement.
Interventions
Du premier signalement à la clôture, avec les heures et les fournitures enregistrées sur l'objet du travail.
Contrôles et conformité
Les vérifications périodiques que vous êtes tenu d'effectuer, planifiées et signalées avant leur expiration.
Tournées
Vidange des poubelles, balayage d'un quartier, vérification des plaines de jeux, et une trace des visites effectuées.
Coûts et analytique
Ce qu'une place, une école ou un service a consommé, sur un mois ou sur trois ans.
Cartographie
Votre territoire sur une carte, avec les adresses et les coordonnées issues des registres officiels belges.
Comment il est déployé
Ordo fonctionne sur Odoo et est organisé en une application par sujet, chacune installable séparément, ce qui permet de démarrer par un projet modeste.
Il fonctionne en français, en néerlandais et en anglais, selon le réglage propre à chaque utilisateur, tout comme la documentation intégrée à l'application.
Il est strictement interne : il sert votre personnel, et il n'y a pas de portail citoyen. C'est un choix assumé sur la vocation du produit.
Nous réalisons nous-mêmes le déploiement : ateliers pour décrire votre organisation, chargement de votre inventaire existant à partir de vos propres tableurs, configuration, formation, puis maintenance et support. Nous hébergeons et exploitons les serveurs.
Dites-nous ce dont votre administration a la charge aujourd'hui
Décrivez comment vos services sont organisés et où se trouvent aujourd'hui les réponses : quel tableur, quelle armoire, l'agenda de qui. Nous vous dirons à quoi ressemblerait une première étape et ce qu'elle laisserait pour plus tard.