Uw proces heeft meer stappen dan Odoo
Een Odoo-verkooporder is een offerte, een verzonden offerte, een verkooporder of geannuleerd. Een echt verkoopteam spreekt anders: te prijzen, wachten op het plaatsbezoek, wachten op het voorschot, vrijgegeven voor productie. Dat zijn de woorden van vergaderingen en telefoongesprekken met klanten. Odoo kan dat proces volgen, zoals onze pagina logistiek en productie het zegt, zonder zijn eigen statussen op te geven.
De meeste bedrijven belanden bij een van twee slechte opties. Het team leert in het hoofd te vertalen, en drie verschillende situaties verdwijnen achter dezelfde Odoo-status. Of iemand vervangt de statussen van Odoo door eigen statussen, wat de facturatie, de standaardrapporten en de volgende upgrade breekt.
Het verschil is het scherpst wanneer een order goedkeuring nodig heeft. Een order van € 80.000 hoort niet zoals een order van € 800 naar productie te gaan. Standaard Odoo heeft niets tussen "offerte verzonden" en "verkooporder": eenmaal bevestigd staan leveringen en facturatie open.
Dezelfde knop, twee routes
Met onze flowmodules bepaalt het bedrijf zijn eigen stappen en legt het vast hoe elke stap aansluit op de standaardknoppen van Odoo. Gebruikers blijven op de knoppen klikken die ze kennen. Het order doorloopt de stappen van het bedrijf, en de Odoo-status eronder volgt, of volgt bewust niet.
Neem de meest voorkomende regel. Vanuit een verzonden offerte leidt Bevestigen naar Te valideren wanneer het totaal boven € 5.000 ligt, en daaronder rechtstreeks naar Verkooporder. De voorwaarde wordt geschreven met de gewone filtereditor van Odoo, op elk veld van het order: bedrag, klant, land, verkoopteam, productfamilie. Hetzelfde mechanisme kan projectverkoop en handelsverkoop twee verschillende routes geven in dezelfde database.
Een slot dat Odoo voor u vasthoudt
De transitie naar Te valideren is ingesteld om de Odoo-status niet bij te werken. Het order toont Te valideren op het scherm, maar voor Odoo is het nog een offerte. Niemand kan het dus factureren of leveren zolang niemand het goedkeurt. Het slot steunt niet op het respecteren van een etiket. De mechanismen van Odoo zelf houden het vast.
In de kanban is de kolom de stap van het bedrijf en het badge op de kaart de status van Odoo. Beide zijn in één oogopslag zichtbaar.
Regels die zichzelf uitleggen
Routering bepaalt waar een order heen gaat. Blokkerende voorwaarden bepalen of het er überhaupt heen mag. Typische voorbeelden: geen offerte naar een klant zonder e-mailadres, geen order bevestigd op nul, geen order vergrendeld voordat het volledig gefactureerd is.
Wanneer een voorwaarde niet vervuld is, wordt de actie geweigerd en somt de melding elke eis met haar status op. Mensen lezen dat als een bedrijfsregel, niet als een bug.
Eén document voor de auditor en voor de nieuwkomer
De geconfigureerde flow wordt afgedrukt als rapport: de stappen in kolommen, elke transitie getekend als pijl met haar voorwaarden en de groepen die ze mogen gebruiken. Het is het document dat u voorlegt aan een auditor, een nieuwe collega of een vergadering die het eens moet worden over wie wat goedkeurt. Het is de flow die de software echt uitvoert, geen schema dat iemand moet bijhouden.
Eerst installeren, daarna configureren
Bij de installatie reproduceren de modules het standaardgedrag van Odoo, en krijgt elk bestaand order de stap die bij zijn status hoort. Er verandert niets voor de gebruikers zolang u niets configureert. Een goedkeuringsstap wordt meegeleverd, uitgeschakeld: zet ze aan, bepaal het bedrag, en het goedkeuringscircuit staat er.
Elke stap bepaalt ook waar een document in het klantenportaal verschijnt, zodat klanten hun documenten geordend zien volgens uw echte proces. Een stap kan een e-mail sturen wanneer een order er aankomt, bijvoorbeeld om de goedkeurder te verwittigen.
Interesse?
Eén gesprek volstaat om te zien wat het voor u zou veranderen.