Votre processus a plus d'étapes qu'Odoo
Une commande de vente Odoo est un devis, un devis envoyé, une commande ou une commande annulée. Une vraie équipe commerciale parle autrement : à chiffrer, en attente de la visite, en attente de l'acompte, lancée en production. Ce sont les mots des réunions et des appels aux clients. Odoo peut suivre ce processus, comme le dit notre page logistique et production , sans renoncer à ses propres états.
La plupart des entreprises finissent par choisir l'une de deux mauvaises options. L'équipe apprend à traduire dans sa tête, et trois situations différentes se retrouvent cachées derrière le même état Odoo. Ou quelqu'un remplace les états d'Odoo par les siens, ce qui casse la facturation, les rapports standards et la prochaine migration.
L'écart est le plus net quand une commande demande une approbation. Une commande de 80 000 € ne devrait pas partir en production comme une commande de 800 €. Odoo standard n'a rien entre « devis envoyé » et « commande » : une fois confirmée, les livraisons et la facturation s'ouvrent.
Le même bouton, deux chemins
Avec nos modules de flux, l'entreprise définit ses propres étapes et déclare comment chacune se raccorde aux boutons standards d'Odoo. Les utilisateurs continuent de cliquer sur les boutons qu'ils connaissent. La commande avance dans les étapes de l'entreprise, et l'état Odoo en dessous suit, ou délibérément ne suit pas.
Prenons la règle la plus courante. Depuis un devis envoyé, Confirmer mène à À valider quand le total dépasse 5 000 €, et directement à Commande en dessous. La condition s'écrit avec l'éditeur de filtres habituel d'Odoo, sur n'importe quel champ de la commande : montant, client, pays, équipe commerciale, famille de produits. Le même mécanisme peut donner deux chemins différents aux ventes de projet et aux ventes de négoce dans la même base.
Un verrou qu'Odoo tient pour vous
La transition vers À valider est réglée pour ne pas mettre à jour l'état Odoo. La commande affiche À valider à l'écran, mais pour Odoo c'est encore un devis. Personne ne peut donc la facturer ni la livrer tant qu'elle n'est pas approuvée. Le verrou ne repose pas sur le respect d'une étiquette. Ce sont les mécanismes d'Odoo qui le tiennent.
Dans le kanban, la colonne est l'étape de l'entreprise et le badge sur la carte est l'état Odoo. Les deux se voient d'un coup d'œil.
Des règles qui s'expliquent toutes seules
L'orientation décide où va une commande. Les conditions bloquantes décident si elle peut y aller. Exemples typiques : aucun devis n'est envoyé à un client sans adresse e-mail, aucune commande n'est confirmée à zéro, aucune commande n'est verrouillée avant d'être entièrement facturée.
Quand une condition n'est pas remplie, l'action est refusée et le message liste chaque exigence avec son statut. Les gens le lisent comme une règle de l'entreprise, pas comme un bug.
Un document pour l'auditeur et pour le nouveau
Le flux configuré s'imprime en rapport : les étapes en colonnes, chaque transition dessinée en flèche avec ses conditions et les groupes autorisés à l'emprunter. C'est le document qu'on pose devant un auditeur, un nouveau collègue, ou une réunion qui doit se mettre d'accord sur qui approuve quoi. C'est le flux que le logiciel exécute vraiment, pas un schéma que quelqu'un doit tenir à jour.
Installer d'abord, configurer ensuite
À l'installation, les modules reproduisent le comportement standard d'Odoo, et chaque commande existante reçoit l'étape qui correspond à son état. Rien ne change pour les utilisateurs tant que vous ne configurez pas. Une étape d'approbation est livrée avec l'installation, désactivée : activez-la, fixez le montant, et le circuit d'approbation est en place.
Chaque étape décide aussi où un document apparaît dans le portail client, si bien que vos clients voient leurs documents classés selon votre processus réel. Une étape peut envoyer un e-mail quand une commande y arrive, par exemple pour prévenir l'approbateur.
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