Elk bedrijf heeft zinnen die op zijn documenten horen: een bericht over de jaarlijkse sluiting, een wettelijke vermelding voor één dochteronderneming, een voorschotclausule boven een bepaald bedrag, een herinnering dat een pro forma geen factuur is. In een standaard Odoo eindigt elk van die vragen op dezelfde manier: iemand typt ze met de hand op elke offerte, of een ontwikkelaar past het documentsjabloon aan. Voor één zin.
Text Elements geeft die controle terug aan de mensen die weten wat het document moet zeggen.
Het idee: een catalogus van teksten met regels
Een tekstelement is een alinea die u in de editor van Odoo schrijft, één keer bewaard, met drie antwoorden eraan vast:
- Wat: de tekst zelf. Hij kan waarden uit het document overnemen: de naam van de klant, de referentie van de order, het totaalbedrag, een datum voluit geschreven.
- Waar: het type document (offertes, aankooporders, facturen, leveringsbonnen, of allemaal) en de positie: bovenaan het document, vóór de lijnen, na de totalen, of onderaan het document. Er kan een paginaeinde voor of na worden toegevoegd, om lange voorwaarden op hun eigen pagina te zetten.
- Wanneer: of de tekst automatisch aan nieuwe documenten wordt toegevoegd, de voorwaarde waaraan het document moet voldoen (klant in Nederland, bedrag boven € 50.000, een bepaald verkoopteam), en een optionele geldigheidsperiode.
Odoo drukt vervolgens de juiste teksten op de juiste plaats af, in de taal van de klant.
Op elk document, één duidelijke lijst
Op een offerte, een aankooporder, een factuur of een overboeking somt het tabblad Text Elements elke tekst op die wordt afgedrukt. Elke lijn zegt waar hij komt en waar hij vandaan komt:
- Catalogue: de gedeelde tekst. Verbeter hem één keer in de catalogus, en de volgende afdruk gebruikt de nieuwe formulering.
- Personalised: een kopie die alleen voor dit document is aangepast, geschreven in de taal van de klant. De voorwaarden van de catalogus blijven gelden.
- Free text: een zin die alleen voor dit document is geschreven.
Een waarschuwing zegt u wanneer een lijn niet wordt afgedrukt, en waarom: de voorwaarde is niet vervuld, of de geldigheidsperiode is voorbij. U hoeft geen pdf meer af te drukken om dat te ontdekken.
Teksten toevoegen kost één klik: Add from catalogue toont de teksten die u nog kunt toevoegen, en u kiest er meerdere tegelijk. De klant of het bedrijf van een document wijzigen voegt de automatische teksten toe die nu gelden en haalt die weg die niet meer gelden. Teksten die u zelf hebt toegevoegd of aangepast, blijven onaangeroerd.
Een tekst configureren
Het catalogusformulier volgt dezelfde drie vragen. Typ / in de editor en kies Dynamic Placeholder om een waarde van het document uit een veldenlijst in te voegen: geen technische namen om te onthouden. Een placeholder die met geen enkel veld overeenkomt, wordt bij het bewaren geweigerd, en het tabblad Preview toont de tekst zoals hij op een echt document verschijnt, met een duidelijke status: would be printed, condition not met, of out of validity period.
Waarvoor onze klanten het gebruiken
- Het bericht over de jaarlijkse sluiting. Automatisch, onderaan elke offerte, geldig van 1 juli tot 15 augustus. Daarna verdwijnt het vanzelf.
- Vermeldingen per afdeling of dochteronderneming. Eén tekst per verkoopteam of bedrijf, elk met zijn voorwaarde: elk document draagt het juiste wachtnummer of de juiste wettelijke vermelding.
- Clausules op basis van het bedrag. De voorschotalinea boven een drempel, de vermelding van verlegging voor intracommunautaire klanten.
- Bijlagen. Lange voorwaarden of een technische nota die na het document worden toegevoegd, op hun eigen pagina.
- De persoonlijke toets. Op een belangrijke offerte past de verkoper de standaard inleidingsbrief aan voor deze klant, zonder aan de catalogus van het bedrijf te raken.
Meertalig en multi-bedrijf
Teksten worden vertaald zoals elke andere inhoud in Odoo, en elk document wordt afgedrukt in de taal van zijn klant. Elke tekst kan tot één bedrijf behoren of gedeeld worden. Alleen leden van de groep Text Elements Manager bewerken de catalogus; de anderen kunnen hem lezen en teksten aanpassen op hun eigen documenten.
Wat het niet doet
Text Elements voegt tekst toe aan documenten, het hertekent ze niet. De vier posities liggen vast: een tekst kan niet tussen de lijnen worden ingevoegd. Een tekst bevat nooit logica: de voorwaarde staat op de tekst, niet in zijn zinnen. En hij wordt afgedrukt in de pdf, niet in de tekst van de e-mail die hem meestuurt.
Beschikbaarheid
Text Elements bestaat uit vijf vrije, gratis modules (AGPL-3) op de Odoo Apps Store: de basismodule, plus één module voor verkoop, facturatie, aankoop en leveringsbonnen. Elk ander document kan worden aangesloten met een kleine module van enkele lijnen. De suite is oorspronkelijk gemaakt door Elneo en wordt ontwikkeld en onderhouden door Noviat.
Wilt u het op uw eigen documenten zien? Neem contact op voor een demonstratie.