Chaque entreprise a des phrases qui doivent figurer sur ses documents : un avis de fermeture annuelle, une mention légale pour une seule filiale, une clause d'acompte au-delà d'un certain montant, un rappel qu'une facture pro forma n'est pas une facture. Dans un Odoo standard, chacune de ces demandes finit de la même façon : quelqu'un la retape à la main sur chaque devis, ou un développeur modifie le modèle de document. Pour une phrase.
Text Elements rend ce contrôle aux personnes qui savent ce que le document doit dire.
L'idée : un catalogue de textes avec des règles
Un élément de texte est un paragraphe écrit dans l'éditeur d'Odoo, enregistré une seule fois, auquel sont attachées trois réponses :
- Quoi : le texte lui-même. Il peut reprendre des valeurs du document : le nom du client, la référence de la commande, le montant total, une date écrite en toutes lettres.
- Où : le type de document (devis, bons de commande, factures, bons de livraison, ou tous) et la position : en haut du document, avant les lignes, après les totaux, ou en bas du document. Un saut de page peut être ajouté avant ou après, pour mettre de longues conditions sur leur propre page.
- Quand : si le texte est ajouté automatiquement aux nouveaux documents, la condition que le document doit remplir (client aux Pays-Bas, montant supérieur à 50 000 €, une équipe commerciale donnée), et une période de validité facultative.
Odoo imprime ensuite les bons textes au bon endroit, dans la langue du client.
Sur chaque document, une liste claire
Sur un devis, un bon de commande, une facture ou un transfert, l'onglet Text Elements liste tous les textes qui seront imprimés. Chaque ligne indique où il va et d'où il vient :
- Catalogue : le texte partagé. Corrigez-le une fois dans le catalogue, et la prochaine impression reprend la nouvelle formulation.
- Personnalisé : une copie adaptée à ce seul document, écrite dans la langue du client. Les conditions du catalogue continuent de s'appliquer.
- Texte libre : une phrase écrite pour ce seul document.
Un avertissement vous dit quand une ligne ne sera pas imprimée, et pourquoi : sa condition n'est pas remplie, ou sa période de validité est passée. Plus besoin d'imprimer un PDF pour le découvrir.
Ajouter des textes tient en un clic : Add from catalogue montre les textes que vous pouvez encore ajouter, et vous en choisissez plusieurs d'un coup. Changer le client ou la société d'un document ajoute les textes automatiques qui s'appliquent désormais et retire ceux qui ne s'appliquent plus. Les textes que vous avez ajoutés ou adaptés à la main ne sont jamais touchés.
Configurer un texte
Le formulaire du catalogue suit les trois mêmes questions. Tapez / dans l'éditeur et choisissez Dynamic Placeholder pour insérer une valeur du document depuis une liste de champs : aucun nom technique à retenir. Un espace réservé qui ne correspond à aucun champ est refusé à l'enregistrement, et l'onglet Preview montre le texte rendu sur un document réel, avec un statut clair : would be printed, condition not met, ou out of validity period.
Ce que nos clients en font
- L'avis de fermeture annuelle. Automatique, en bas de chaque devis, valable du 1er juillet au 15 août. Il disparaît tout seul ensuite.
- Des mentions par département ou par filiale. Un texte par équipe commerciale ou par société, chacun avec sa condition : chaque document porte le bon numéro de garde ou la bonne mention légale.
- Des clauses liées au montant. Le paragraphe d'acompte au-delà d'un seuil, la mention d'autoliquidation pour les clients intracommunautaires.
- Des annexes. De longues conditions ou une notice technique ajoutées après le document, sur leur propre page.
- La touche personnelle. Sur un devis important, le commercial adapte la lettre d'introduction standard pour ce client, sans toucher au catalogue de l'entreprise.
Multilingue et multi-société
Les textes se traduisent comme n'importe quel contenu Odoo, et chaque document s'imprime dans la langue de son client. Chaque texte peut appartenir à une société ou être partagé. Seuls les membres du groupe Text Elements Manager modifient le catalogue ; les autres peuvent le lire et adapter des textes sur leurs propres documents.
Ce qu'il ne fait pas
Text Elements ajoute du texte aux documents, il ne les redessine pas. Les quatre positions sont fixes : un texte ne peut pas s'insérer au milieu des lignes. Un texte ne contient jamais de logique : la condition se règle sur le texte, pas dans ses phrases. Et il s'imprime dans le PDF, pas dans le corps de l'e-mail qui le transporte.
Disponibilité
Text Elements, ce sont cinq modules libres et gratuits (AGPL-3) sur l'Odoo Apps Store : le module de base, plus un module pour les ventes, la facturation, les achats et les bons de livraison. Tout autre document peut être raccordé avec un petit module de quelques lignes. La suite a été créée à l'origine par Elneo ; elle est développée et maintenue par Noviat.
Envie de le voir sur vos propres documents ? Contactez-nous pour une démonstration.